Цели и задачи проекта
- Регистрация домена, выбор и настройка хостинга
- Разработка сайта на CMS "Joomla!"
- Расширение стандартного функционала CMS - добавление онлайн-записи клиентов
- Разработка CRM для учета заявок от клиентов и автоматизации рабочих процессов
- Создание необходимых отчетов для аналитики и контроля
- Реализация автоматических уведомлений на e-mail всем участникам процессов
Реализация
Работы предстояло не мало, но бюджет был очень скромный, поэтому об уникальном дизайне и самописной CMS не было и речи.
Взяли бесплатную "Joomla!" и подобрали к ней шаблон, вычистили его от лишнего кода и немного уникализировали.
Но это только начало...
Буквально за несколько дней по "рисункам на бумаге" от заказчика мы собрали воедино свои мысли, идеи и разработали план реализации пунктов 3 - 5.
Действовать пришлось от обратного. Сначала разработать CRM, которая будет хранить данные и управлять ими, а уже потом делать модуль для Front-а, с помощью которого посетители смогут записываться, выбирая определенные услуги, удобное время и мастера.
CRM хоть и небольшая, но достаточно функциональная:
- Список процедур
- Список мастеров
- Расписание работы мастеров
- Заказы клиентов
- Аналитика
Список процедур
Хранит информацию о всех доступных процедурах.
У процедур помимо названия есть продолжительность в минутах(используется при расчете доступного времени записи) и стоимость.
Также нами был добавлен дополнительный параметр - видимость. Он необходим для скрытия тех процедур, запись на которые не производится, но услуги оказываются и учет по ним нужно вести.
Список мастеров
Здесь хранится нформация о мастерах, их рабочем и обеденном времени, выполняемых процедурах и статусе(работает/не работает/уволен).
Рабочее и обеденное время используются для формирования графика и доступного времени записи в зависимости от выбранной процедуры.
Расписание
Расписание формируется на каждый рабочий день для каждого мастера.
При добавлении записи в расписание выбирается мастер и автоматически подставляется его рабочее и обеденное время, которое можно изменять при необходимости.
Например, можно сделать так, что в пятницу определенный мастер будет работать всего 4 часа, без обеда.
Предусмотрена возможность добавить записи в график сразу за период.
Например, на месяц вперед поставить стандартное рабочее время и потом корректировать его, если появилась необходимость.
Заказы
В заказах содержится информация о клиенте - ФИО, телефон, дата заказа, выбранные процедуры и время, а также есть уникальный номер, по которому заказ легко найти в списке. Каждый заказ имеет свой статус. Первоначально создается как "Новый". Далее движение по статусам осуществляет менеджер.
Все заказы проходят через этап подтверждения звонком клиенту. Если клиент подтверждает время, то заказ переводится в статус "Одобрен".
Если клиент не отвечает или просит ему перезвонить, то это всё также фиксируется в CRM соответствующим статусом.
По завершению процедур заказ переводится в статус "Выполнен" и фиксируется дата его закрытия.
Стоимость заказа определяется менеджером на этапе одобрения.
Помимо записи онлайн через сайт предусмотрена возможность ручного добавления заказа.
При ручном добавлении доступны все процедуры, вне зависимости от параметра "видимость".
Запись
Для простого посетителя сайта весь модуль онлайн-записи - это пара кликов. Нужно только выбрать процедуру, мастера, удобный день и время.
Дальше лишь ввести свои данные и дождаться звонка от менеджера с подтверждением заказа.
Но Back-end этого модуля гораздо сложнее!
В зависимости от выбранной процедуры выводится список мастеров, которые оказывают услугу.
После выбора мастера проверяется его график и формируется рабочее время. Из этого времени вычитается обед, а также уже занятое другими заказами время.
Учитывается и продолжительность самой процедуры, чтоб не было накладок.
И только после рассчета всех этих показателей формируется доступное время и отображается клиенту.
Аналитика
Все данные о клиентах, заказах, работе мастеров и в целом о компании позволили создать несколько удобных отчетов, просматривать которые можно в любой точке мира, где есть интернет.
Строить прогнозы и планы стало гораздо проще. Понимать эфеективность сотрудников и рентабильность процедур - тоже.
Результаты
Результаты превзошли все ожидания!
Мы получили бесценный опыт работы с онлай-записью и всеми вытекающими задачами. Разработали полноценную систему учета и анализа.
Заказчик получил автоматизацию всех процессов в короткие сроки и за символическую стоимость.
Наш клиент доволен, а значит и мы тоже!